Yenilikçi Organizasyon Yapısı

  • Hiyerarşi yok, kendi kendini yönetim var.
  • Bireysel karar mekanizması gözetilir.
  • İnsana güvenmek, insanı kontrol etmekten daha değerlidir.
  • Tüm kararlarımız, projelerimiz ve finansallarımız şeffaftır.
  • Hepimiz Bilkent misyonuna değer katmak için gönüllü olarak çalışırız.

Gönüllülük

İsteyen gönüllü olarak takıma dahil olabilir. Bunun için takımın genel kararı alınması gerekir. Yani eğer bir şehirde, veya bir konuda, gönüllü birisi varsa bu takım içinde konuşulur ve takım buna karar verir.

Gönüllüler yoğun olduğu veya yapmak istemediği sürece takımdan ayrılma hakkına sahiptir. Ancak bu durumda tekrar takıma dahil olmak istemesi halinde yine takım değerlendirme kararı gerekecektir.


Güven

Birbirimizi kontrolden önce birbirimize güven vardır. Kontrol yerine güven olması kendi kendini yönetim ilkesine dayanır ve aynı şekilde karar almak bireyseldir.

Tüm gönüllülerin farklı konularda tecrübe ve bilgi seviyesi vardır. Hayat gelişmek için bir serüvendir ve bu organizasyonda da gönüllü olarak yaptığımız çalışmalarda bireysel gelişim amaçlanır. Bu mantıkla baktığımızda kontrol yerine güven olması hataları doğurabilir ancak hata yapmak öğreticidir.

Gönüllülerin kendi yeteneklerini istedikleri şekilde kullanabilmesi amaçlanır. Bu sayede hatalar öğrenilerek ve herkesin kendi yeteneğini kullanması sağlanarak sıradan bir yapıya göre daha verimli projeler üretebiliriz.

Gönüllü olarak yaptığımız çalışmalar yaşam alanımızda bir parçadır. Yaşamımızdan ayrı bir iş gibi değil yaşamımızın bir parçası gibi görebileceğimiz samimiyette tutmayı amaçlarız.

Gönüllü olan herkes konuşmacı çağırma, buluşma düzenleme, mezun hikayesi kaydetmek vb tüm projelerde karar hakkına sahiptir, yeni projeler üretmek isterse bunu yapma imkanı vardır.


Karar Almak

Karar alınırken bir hiyerarşi takip edilmez. İşi yapan/yapacak kişinin karar alması beklenir.

Yapmak istediği işte nasıl bir yöntem izleyeceği de bireysel kararıdır. İş yapış şekline müdahale edilmez.

İş yapış şekli veya herhangi bir konuda destek ihtiyacı olduğunda takım içerisinde başka bir gönüllüye veya tüm takıma "danışılabilir". Danışmak diğer kişilere karar hakkı vermez. Danışılan kişiler sadece görüş belirtebilir ardından karar yine işi yapacak kişiye aittir.
Örnek: Bir konuda ikilem yaşadın veya kararsız kaldın, başka bir gönüllünün de önceden tecrübe ettiği bir alan olabilir ve ona sordun. Bu kişi kendi görüşünü belirtir ama kararı sonunda sen alırsın. Danışılan kişinin çok önemli bir rolü vardır, o da karara karışmamak!

Peki bu durum takımın birbirinden habersiz hareket etmesine mi neden olur? Takım içerisinde, özellikle şehir bazlı, alınan veya alınacak aksiyonlardan birbirini haberdar etmek amaçlı iletişim kurulur.
Örnek: Yapılacak veya planlanan etkinlik önceden takıma haber verilir, tarih belirtilir, içerik anlatılır. Bu sayede koordinasyonsuzluk önlenir. Ve yardımlaşmayı sağlamak amaçlanır.

"Takım kararı" nasıl olacak?

  • Kararı takıma getiren kişi detaylarıyla durumu açıklar. Bu aşamada kimse lafa karışmaz.
  • Takım içerisinde görüşü olan kişiler görüşlerini paylaşır. Bu aşamada karar alacak kişi lafa karışmaz.
  • Tüm görüşler toplandıktan sonra karar alacak kişinin varsa yorumları alınır.
  • Her düşünce takımca değerlendirilip, aksi bir yorum veya akılda bir şüphe kalmayana kadar konuşulması gerekir.
  • Eğer sonuç alınamazsa karar alacak ve aksi görüşteki kişi dışında bir hakem belirlenir ve sağlıklı bir noktada karara bağlanması amaçlanır.
  • Eğer hiçbir şekilde anlaşma sağlanamazsa hakemin belirleyeceği o konuda güvenilir kişi kararı belirler.

Bir ihtiyacın gönüllü takımı tarafından karşılanamadığı durumda, ihtiyacı dile getiren kişi bireysel kararı vermekte özgürdür. Örnek, X şehrindeki buluşma için catering gerekli ve bu etkinliği düzenleyen Ayşe, catering sponsorunu istediği gibi bireysel olarak belirleyebilir, görüşebilir, sonuçlandırabilir. Ancak şehirle ilgili genel bir kararsa veya sonucu tüm takımı etkileyen kararlarda (Örnek, platformun bütçesinden para kullanılacak) bu durumda takım kararı gereklidir.


Şeffaflık

Amaç: Takımda yer alan herkesin ilk amacının platform vizyon ve misyonuna uygun olması konusunda bir şüphe yoktur. Her alınan kararda ve aksiyonda izlenmesi gereken tek bir hedef vardır o da platformun amacı doğrultusunda olmaktır.

Eğer amaca yönelik hareket etmediği, veya suistimal edildiği şüphesi oluşursa bu takım olarak (hep birlikte) konuşulur. Bu sorunu isteyen takımla görüşmek üzere dile getirir. Ve bu durumda da yine takım kararı alınır ve çözüm için aksiyon üretilir.

Tüm kararlarda ve projelerde fikirden önce aksiyon üretmek hedeflenir. Çünkü herkesin fikrinin değerli ve doğru olduğuna itimat edilir. Her zaman aksiyon, fikirden önemlidir.

Tabiki her gönüllü aynı özveride ve istekte çalışmayabilir. Bu da doğal olarak özveri gösteren, emek harcayan kişilerin projelerde bazı fonksiyonlarda sorumluluk almasını artırır. Bu sağlıklı bir durumdur. Her organizasyonda insanların aldığı sorumluluk seviyesi farklılık gösterir. Burada en önemli nokta bu sorumluluk seviyesini bireyin isteğinin ve hevesinin belirlemiş olmasıdır. Bu da organizasyon içerisinde meritokrasi seviyesini artırır.

Önemli olan organizasyonun bütünlüğünü korumaktır. Gönüllüler olarak amacımız platformumuzun hedefini, şeffaflığını ve değerlerini kaybetmemektir.


  Destek

Eğer gönüllü iseniz, projelerle ilgili bugüne kadar edinilen tecrübeyle oluşturulmuş yardım / tavsiye listesine ihtiyacınız varsa buradan ulaşabilirsiniz..


Whatsapp Grubu Nasıl Kullanılmalı?

  • Etkinlik haberleri:
    • Konuşmacı emaile geri dönüş yaptığında
    • Konuşmacı ve yer kesinleşince
    • Etkinlik sonrası bilgilendirme (gerekli görülürse)
  • Karar süreci 
    • Herhangi bir "takım kararı" gerektiği durumda takıma bilgilendirme ve takım kararı yöntemlerinin izlenmesi
  • Danışma
    • Takıma danışılmak istenen genel konular
    • (Eğer geneli ilgilendirmeyen ve bireysel olarak birinden edinilecek bir danışma söz konusu ise bireysel sohbet önerilir, varsa sonucu ardından gruba bilgilendirme yapılır.)